第五節(jié)  文件和資料的控制      
       
5.1與質量有關的文件和資料      
       
5.1.1本手冊所控制的文件是指質量體系建立與實施中形成的質量文件和與工程質量有關的文件。本手冊提及的資料是指形成或證實質量文件所依據或引用的資料，如合格分包商名單等。      
5.1.2文件受控是指對文件的批準、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收等均應納入程序，并按規(guī)定管理。      
5.1.3與本項目質量體系要求和控制工程質量有關的文件和資料包括：        
l        l        項目文件，包括質量手冊、質量策劃報告、與質量有關的規(guī)章、制度和行政文件、施工組織設計、施工方案等。      
l        l        標準類文件，包括本工程設計規(guī)范以及國家和地方頒布的有關工程施工的各類技術規(guī)范、標準、規(guī)程、標準圖集、定額等。      
l        l        合同文件，包括業(yè)主合同、分包合同、采購合同等。      
l        l           圖紙類文件，包括各類工程施工圖紙、設計變更、工程洽商等。      
l        l           外來文件，包括業(yè)主來函、分包商來函、供應商來函、政府或上級主管單位下發(fā)的與質量有關的文件。      
l        l           外發(fā)信函，就有關工程質量問題的外發(fā)信函。      
l        l           質量記錄，包括質量體系運行記錄和與工程質量有關的記錄。      
       
5.2文件和資料的批準和發(fā)布      
       
5.2.1文件和資料在發(fā)布前，發(fā)文單位必須請有關人員（詳見下表規(guī)定）對文件和資料的內容、適用性和發(fā)放范圍進行審批。審批人員在確定文件和資料的發(fā)放范圍時，應注意使與質量體系運行有關的各個場所，都能得到相應文件的有效版本。      
       
文件和資料的管理職責      
文件類型編  制審  核批  準登記、發(fā)放、存檔      
質量手冊質量部質量部經理項目經理質量部      
規(guī)章制度有關部門質量部和行政部經理項目經理*行政管理部      
行政文件有關部門行政部經理主管領導行政管理部      
業(yè)主、分包合同合約估算部有關部門會審項目經理*合約估算部      
采購合同物資采購部有關部門會審項目經理*物資采購部      
標準、圖紙類文件技術準備部接收、采購技術準備部      

       
注：1.有關部門是指與負責該方面工作的部門。      
    2.“*”代表項目經理或項目經理的委托代理人。      
    3.主管領導是指由總經理指定的分管該方面工作的領導。      
       
5.2.2文件和資料的發(fā)布單位應定期編制并發(fā)放本單位發(fā)布的受控文件清單，以便所有使用這些文件的單位查證文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)，及時從所有使用場所撤出作廢文件，防止誤用。      
5.2.3所有文件和資料的收文和發(fā)放均應登記，各單位的資料員負責文件的收發(fā)與登記。      
       
5.3文件和資料的標識印章      
       
5.3.1質量手冊、規(guī)章制度、質量策劃報告、標準類文件等在發(fā)放時，發(fā)放單位應在文件和資料上加蓋“受控”印章予以標識，并注明受控編號和發(fā)放日期。      
5.3.2外來文件，收文單位應在文件上加蓋“收文章”予以標識，并注明收文編號和收文日期。      
5.3.3對保留的作廢文件和資料，由發(fā)文單位在文件和資料上加蓋“作廢”印章予以標識。      
       
5.4文件和資料的更改      
       
5.4.1文件和資料的更改由文件的原起草單位負責，其審批由該文件的原審批單位進行。      
5.4.2當指定其他單位審批時，該單位應獲得原審批所依據的背景資料。       
5.4.3文件更改時，與之相關的文件必須同時更改。      
5.4.4文件和資料需要更改時，更改單位應及時向使用單位發(fā)出文件更改通知。      
5.4.5文件和資料的更改方法：      
l        l           換頁：即對文件經過一定手改次數后，應換頁。      
l        l           換版：即文件經多次更改，或經大幅度修改后應進行換版，原版文件作廢。      
l        l        手改：文件持有人按更改通知的要求,在更改部位劃去原有文字，在相應一邊寫上更改后文字。手改只能進行劃改，不允許壓改。      
       
5.5文件和資料的作廢、回收及銷毀      
       
5.5.1作廢文件由發(fā)出部門及時收回，防止誤用。      
5.5.2資料員應及時對作廢文件進行銷毀。      
5.5.3對因需要保留的作廢文件，應加蓋“作廢”印章予以標識。      
  

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